休暇中や長時間の外出中に、
「メールをすぐ確認できない」
「返信が遅れて相手に不安を与えてしまう」
と感じたことはありませんか？
そんなときに便利なのが、不在時の自動返信（自動応答）機能です。
Microsoft Outlookで自動返信を設定しておけば、メールを受信した相手に対して
「いつ頃返信できるのか」を自動で知らせることができます。
この記事では、Outlookで不在時の自動返信を設定する方法を、
個人利用・業務利用どちらにも対応できる形でわかりやすく解説します。
Outlookの不在時自動返信とは？
不在時自動返信とは、
指定した期間中に受信したメールへ自動で返信する機能です。
例えば、次のような場面で役立ちます。
- 有給休暇・長期休暇中
- 出張や外出で対応が遅れるとき
- 一時的にメール対応ができない場合
相手に状況を伝えられるため、
信頼感や業務のスムーズさを保つことができます。
不在時自動返信を設定できる条件
Outlookの自動返信機能は、
主にExchange（Microsoft 365）アカウントで利用できます。
- 会社のメールアドレス
- Microsoft 365（旧Office 365）環境
※ POP／IMAPのメールアカウントでは、
Outlook単体の自動返信機能が使えない場合があります。
Outlookで不在時の自動返信を設定する方法（基本手順）
手順① 自動返信の設定画面を開く
- Outlookの「ファイル」をクリック
- 「自動応答（不在時）」を選択
自動応答の設定画面が表示されます。
手順② 自動返信を有効にする
設定画面で、
「自動応答を送信する」を選択します。
あわせて、
- 開始日時
- 終了日時
を指定しておくと、
期間終了後に自動でオフになります。
手順③ 自動返信メッセージを入力する
自動返信メッセージは、
社内向け と 社外向け を分けて設定できます。
記載例（社外向け）
- 不在期間
- 返信予定日
- 緊急時の連絡先（必要な場合）
簡潔で分かりやすい文章がおすすめです。
社内向け・社外向けメッセージを使い分けるポイント
業務利用の場合、
社内と社外で内容を変えるとより丁寧です。
- 社内向け：簡潔＋業務連絡中心
- 社外向け：丁寧な挨拶＋不在期間の明示
必要以上に個人情報を書かないよう注意しましょう。
自動返信が設定できない場合の確認ポイント
自動返信が表示されない、設定できない場合は、
次の点を確認してください。
- 使用しているアカウントがExchangeかどうか
- 管理者によって制限されていないか
- Web版Outlookでは設定できるか
業務用環境では、
管理者ポリシーが影響していることもあります。
POP／IMAPアカウントの場合の代替方法
POP／IMAPアカウントでは、
Outlookの標準機能として自動返信が使えない場合があります。
その場合は、
- メールサーバー側の自動返信機能
- Webメールの不在設定
を利用することで対応できるケースがあります。
自動返信を設定する際の注意点
- 不在期間は必ず設定する
- 終了日時を忘れず指定する
- 長文になりすぎない
特に終了日時を設定し忘れると、
不在後も自動返信が続いてしまうため注意が必要です。
まとめ
今回は、Outlookで不在時の自動返信を設定する方法、休暇・外出中も相手に安心感を紹介していきましたがいかがでしたでしょうか。
Outlookの不在時自動返信を設定しておくことで、
休暇中や外出中でも相手に安心感を与えられます。
- 不在期間を明確に伝える
- 社内・社外で内容を使い分ける
- 終了日時を必ず設定する
事前に設定しておくだけで、
余計なトラブルや行き違いを防ぐことができます。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました(‘ω’)b
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