Outlookで返信時に行間が広くなる場合の対処法｜メールの余白を整える設定手順

フリーソフトとしても使えるMicrosoft Outlookでメールに返信した際、文章同士の行間が自動的に広がってしまうことがあります。

毎回修正しなければならなかったり、どうしても空白が出来てしまいストレスを感じていませんか？

特に「1行空いてしまう」「文が間延びして見える」といった問題は、メールの体裁に影響しビジネス上気になるポイントです。

この記事では、Outlookで行間が勝手に広くなる原因と対処法を分かりやすく解説します。

Outlookの返信で行間が広がる主な原因

Outlookの返信行間が乱れる原因は、主に次の設定によるものです。

原因	説明
メールの書式が HTML形式 で返信されている	HTMLでは段落設定により余白が生じやすい
段落設定（後/前の余白） が既定で大きく設定されている	Word書式の引き継ぎによる影響
署名に余白や改行が含まれている	返信のたびに行間が広がることがある

対処法①：段落間の余白設定を修正する

返信時の行間は「段落間の余白」で調整できます。

１．返信メール画面を開き「ポップアウト」ボタンを押す
２．上部メニュー「書式」または「テキスト形式」をクリック
３．「スタイル変更」を選択して「段落の間隔」→「ユーザー設定の段落間隔」

４．「間隔」→「段落前」「段落後」を 0pt に設定

５．「行間」を「単一」に変更
６．「OK」をクリックして保存

これで、文章の行と行の幅が自然な間隔に戻ります。

対処法②：メール形式を「HTML」から「テキスト形式」に変更する

HTML形式では余白が入りやすいため、テキスト形式に切り替えるのも有効です。

１．Outlook上部「ファイル」→「オプション」
２．「メール」を選択
３．「メッセージの作成」欄で「テキスト形式」を選択

４．保存して閉じる

対処法③：署名の余白を削除

署名に「空白行」や「改行HTMLタグ」が含まれていると、返信時に行間が引き伸ばされます。

１．「ファイル」→「オプション」→「メール」
２．「署名」ボタンをクリック

３．署名欄で余分な空白や改行を削除
４．保存して閉じる

特にコピー&ペーストした署名は不要なスタイルが残っていることが多いです。

対処法④：返信元メールの形式をそのまま引き継ぐ設定にする

Outlookは「相手メールの形式に合わせて返信」するように設定できます。

１．「ファイル」→「オプション」→「メール」
２．「返信/転送」設定の項目で→ 元のメッセージ形式を使用する を選択

これにより、形式の違いによる行間の乱れが起きにくくなります。

まとめ

今回は、Outlookで返信時に行間が広くなる場合の対処法、メールの余白を整える設定手順を紹介していきましたがいかがでしょうか。

Outlookで返信時に行間が広がる問題は、段落設定と書式形式を見直すことで改善できます。

改善のポイントは…

一度設定しておけば、以後のメール作成がスムーズになり、仕事効率化間違いなしです。
落ち着いた読みやすい文面になるのもビジネスメールでは大切です。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました(‘ω’)b