無料でも利用できるMicrosoft Outlookを使っていて、
「受信したはずのメールが見当たらない」
「気づいたら削除済みアイテムに入っている」
「いつの間にか消えている」
と感じたことはありませんか？
Outlookでメールが勝手に削除される場合、
多くは設定やルール、サーバー側の自動処理が原因です。
この記事では、考えられる原因と、順番に確認すべきポイントを解説します。
Outlookでメールが勝手に削除される主な原因
この現象は、次のような理由で起こることが多いです。
- 仕分けルールによる自動削除
- 迷惑メール設定による削除
- 自動アーカイブ設定
- メールサーバー側での自動処理
- モバイル端末や他のメールソフトとの同期
- 誤操作による削除
まずは「どこで」「いつ」削除されているかを切り分けることが重要です。
確認ポイント①：仕分けルールが設定されていないか確認する
Outlookのルールで、
特定条件のメールが自動的に削除されていることがあります。
確認手順
- Outlookの「ファイル」をクリック
- 「ルールと通知の管理」を開く
- ルール一覧を確認
- 「削除」や「削除済みアイテムに移動」が含まれていないか確認
不要なルールがあれば、
一時的に無効化して挙動を確認しましょう。
確認ポイント②：迷惑メールフォルダーを確認する
削除されたと思っていたメールが、
迷惑メールフォルダーに移動されているケースは非常に多いです。
- Outlookの迷惑メール設定が強すぎる
- 送信者が誤判定されている
迷惑メールに入っていた場合は、
「迷惑メールではない」を選択し、学習させることで改善します。
確認ポイント③：自動アーカイブ設定を確認する
一定期間が経過したメールが、
自動でアーカイブされている場合もあります。
確認手順
- 「ファイル」→「オプション」
- 「詳細設定」
- 「自動アーカイブの設定」を開く
- 実行間隔や対象フォルダーを確認
アーカイブ先を確認すると、
消えたと思っていたメールが見つかることがあります。
確認ポイント④：メールサーバー側の自動処理を確認する
Outlookではなく、
サーバー側で削除されている ケースもあります。
- Office 365（Exchange Online）の保持ポリシー
- プロバイダメールの自動削除設定
- Webメール側のフィルター設定
Webブラウザからメールを確認し、
同じメールが存在するかチェックしましょう。
確認ポイント⑤：スマホや他のメールソフトとの同期を確認する
スマートフォンや別のメールソフトで削除すると、
Outlook側でも同期して削除されます。
- スマホのメールアプリ
- タブレット
- 他のPC
「どの端末で削除されたか」を確認することも重要です。
確認ポイント⑥：削除済みアイテムの設定を確認する
削除済みアイテムが自動的に空になる設定になっている場合もあります。
- Outlook終了時に削除済みアイテムを空にする設定
- サーバー側の保持期間終了
必要に応じて設定を見直しましょう。
それでも原因が特定できない場合
すべて確認しても原因が分からない場合は、
次の対応を検討します。
- ルールをすべて無効化して様子を見る
- Outlookプロファイルを新規作成
- 別PCやWebメールで挙動を比較
環境依存の可能性が高いため、
一つずつ切り分けることが重要です。
まとめ
今回は、Outlookでメールが勝手に削除される原因と確認ポイント、自動削除を防ぐ対処法を紹介していきましたがいかがでしたでしょうか。
Outlookでメールが勝手に削除される場合は、
以下の順で確認すると原因を特定しやすくなります。
- 仕分けルールの確認
- 迷惑メール設定の確認
- 自動アーカイブの確認
- サーバー側設定の確認
- 他端末との同期確認
- 削除済みアイテムの設定確認
多くの場合、
意図しない自動処理が原因なので、設定を見直すことで改善できます。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました(‘ω’)b
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