フリーソフトでもあるMicrosoft Outlookというメールソフトを使用していて、複数の宛先に同じ内容のメールを送る際、1通ずつ名前を変えて送信するのはとても手間ですよね。
そんなとき便利なのが 「差し込みメール機能」です。
OutlookとWord、Excelを組み合わせることで、宛名や社名を自動で差し込んだメールを一括送信できます。
この記事では、Outlookで宛名入りの差し込みメールを作成・送信する手順を、初心者の方にもわかりやすく紹介します。
差し込みメールとは？
差し込みメールとは、同じ本文の中に 宛名・社名・メールアドレスなどを自動で差し替えして送信する機能です。
例えば以下のように、受信者ごとに内容を変えて送れます。
○○株式会社
山田 太郎 様
このたびはお問い合わせありがとうございます。～
同じ文面でも、相手ごとに「会社名」「名前」が自動で切り替わります。
宛名差し込みメールを送る準備
① Excelで宛先データを作成
まず、差し込みに使う情報をExcelで作ります。
以下のような表形式にして保存しましょう。
| 名前 | メールアドレス | 会社名 |
|---|---|---|
| 山田 太郎 | yamada@example.com | 株式会社サンプル |
| 佐藤 花子 | sato@example.com | 株式会社テスト |
② Wordで本文を作成
次にWordを開き、差し込みメールの本文を入力します。
{{会社名}}
{{名前}} 様
平素よりお世話になっております。
この度は弊社キャンペーンにご参加いただき、誠にありがとうございます。
この{{名前}}などの部分に、Excelのデータが差し込まれます。
③ Wordで差し込み設定を行う
- メニューから「差し込み文書」タブを選択
- 「差し込み印刷の開始」→「電子メール メッセージ」をクリック
- 「宛先の選択 」→「 既存のリストを使用」を選び、作成したExcelファイルを指定
これで、ExcelとWordがリンクします。
Wordの本文中で「差し込みフィールドの挿入」から「名前」「会社名」などを選べば、自動差し込み位置を指定できますよ。
Outlookで差し込みメールを送信する手順
- 差し込み設定が終わったら、Word上部の「完了と差し込み」をクリック
- 「電子メール メッセージの送信」を選択
- 「宛先」欄にExcelのメールアドレス列を指定
- 件名を入力して「OK」を押すと、Outlook経由で自動送信が始まります
差し込みメールが送れない時は？
- Outlookが「オフラインモード」になっていないか
- Excelファイルが閉じた状態で設定しているか
- セキュリティソフトが送信をブロックしていないか
- メール本文に全角スペースや特殊記号が多くないか
差し込みメールはどんな時に使える？
- 顧客への案内メールやキャンペーン告知
- 講座・セミナーの案内送信
- 社内連絡や一斉通知
宛名入りで送信することで、一斉配信でも個別対応のような印象を与える事ができ、ビジネスメールの信頼性を高める効果もあるんじゃないかなと思います。
まとめ
今回は、一斉送信にも便利なOutlookで宛名入りの差し込みメールを送る方法を紹介していきましたがいかがでしたでしょうか。
- Excelで宛先リストを準備
- Wordで差し込み文書を作成
- Outlookからメール送信
Outlookの差し込みメール機能を使えば、Excelの宛先データをもとにWordで作成した本文を、Outlook経由で一括送信できます。
取引先に送るもよし、社内メールで活用するもよし、ですね！
今回も最後までお読みいただきありがとうございました(‘ω’)b
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